1. Подготовьте исходные данные
Для первого расчёта нужны дата, адрес, число гостей, программа и желаемый формат. Если бюджет ещё не утверждён, обозначьте ориентир и уточните, должен ли он включать всю организацию питания.
Добавьте ограничения площадки: доступ на монтаж, рабочую зону, электропитание, парковку и порядок пропусков. Эти сведения могут повлиять на состав предложения.
2. Сформулируйте предмет заказа
Внутренняя заявка «заказать еду на корпоратив» не объясняет, требуется ли доставка или полноценное обслуживание.
Укажите:
- какие этапы программы сопровождает питание;
- кто расставляет блюда и организует напитки;
- нужна ли посуда и оборудование;
- кто собирает использованную посуду;
- когда заканчивается работа команды.
Для самостоятельной подачи посмотрите готовые сеты. Если нужны меню, сервировка и работа команды, обсудите кейтеринг для бизнеса.
3. Запросите понятную смету
Попросите разделить еду, логистику, посуду, оборудование и сервис, если эти части входят в предложение. Для каждого блюда должны быть понятны количество и состав.
Если есть несколько вариантов, сравнивайте их для одного числа гостей и одинаковой длительности. Таблица в статье о сравнении смет поможет увидеть расхождения.
4. Уточните документы до утверждения
Перечень документов зависит от внутренних правил заказчика и согласованных условий исполнителя. Передайте менеджеру требования бухгалтерии или закупок заранее.
| Вопрос | Что согласовать |
|---|---|
| Стороны заказа | На какую компанию оформляется заказ и какие реквизиты нужны |
| Оплата | Порядок, сроки и необходимые документы |
| Изменения | Как фиксируются новое число гостей и корректировки меню |
| Приёмка | Кто подтверждает выполнение согласованного заказа |
| Закрытие | Какие документы требуются компании после события |
Не следует обещать бухгалтерии конкретный порядок оплаты до подтверждения менеджером.
5. Зафиксируйте финальную версию
После согласования внутри компании отправьте исполнителю актуальное число гостей, меню и перечень услуг. Если в переписке остались три варианта сметы, прямо укажите, какой принят.
Назначьте одного сотрудника для оперативных решений на площадке. Передайте ему согласованное предложение и контакты команды, чтобы изменения не терялись между подразделениями.
Уточните у исполнителя, какие действия ещё нужны для подтверждения заказа. Внутреннее утверждение сметы само по себе не подтверждает возможность выполнения на выбранную дату.
Отправьте задачу SF Catering: подготовим предложение, которое можно передать на внутреннее согласование.